工作流程自动化在近年已成为通俗的流行用语，市场上有许多产品都宣称是工作流，而大部份的客户也把工作流和公文流转划上等 号。即使产品只具有基本的流转( Routing )功能，厂商也会将它贴上工作流的标签，但这其中的差异就如同文字编辑器 ( 如早期的PE2 )和文书处理软件( 如MS-Word )，因此，我们相信够资格称为工作流程自动化解决方案者，必需具备下列特点与功能：

能以图形化操作方式为流程內每个步骤设计不同的电子表单。表单可直接连接至企业数据库

能以图形化方式设计流程图，且不需编写程序就可以定义复杂流程逻辑与数据交换

能将外部应用软件纳入为流程自动化的一个步骤

提供完善的流程评量机制与內建报表：包含每一流程、案件、步骤的成本、工时、等待时间分析与统计

提供流程即时监控功能

能提供完善且不需 Coding 的流程触发 (Trigger)机制，可直接从外部软件触发流程，并将数据带入

能将每个案件视为「工作」( Task ) 与「交易」( Transaction )，而非只是消息处理 ( 因此必需具备工作和负荷管理、逾期自动处理机制、工作权限控制、底层架构需要支援 Transaction 模式…等 )

提供标准的整合界面与开发套件，而非全部让开发人员自己 DIY

能支援多种收件人模式以满足企业內流程应用：指定任务、群组、部门、队列、相对任务、相对关系

具体流程测试与模拟功能，并提供流程管理员的管理概念

具体可支援大量用户与工作量的底层架构

一套真正的工作流程管理系統，必需能夠很容易扮演企业的「神经系统」角色，以连成企业导入流程自动化为降低人工错误与加快反应的目标。