1.行业背景

费用管理包括预算管理和费用审批、核算管理。预算管理是公司运营管理中财务管理环节的重要一环，是成本控制的核心内容；而费用的审核、核算和管理是一个内部（费用管理内部数据流）、外部（与采购、库存、车间等）都密切相连的体系，所以费用管理与整个企业管理一样，只有认真一一建立起一套科学完整规范的体系，才能取得经济效益、管理效益，才能发挥费用管理的应有功效。

2.面临问题分析

对于企业日常经营所产生的费用，每家企业的愿景就是能达到事前预测、事中控制、事后跟踪和分析管理。但是往往在企业在日常的费用管理过程中，常常会面临很多问题，而对于这些问题，企业自己本身又能了解多少？如下：

公司全年预算执行率？执行进度？差异原因？

全年收入、费用预算比例如何指定？

哪个部门（员工）的预算执行问题zui大？绩效评估依据？

员工费用报销需要多长时间？领导审批的依据是什么？拍脑袋？感觉？

每年预算编织的依据是什么？

大额支付多级审批流程应该怎么处理？

远程费用报销怎么办理？

核算型财务如何向管理型财务转变

3.目前基本管理方式

针对目前企业对于预算和费用管理的方式，主要描述如下：

预算管理停留在手工填制EXCEL报表的阶段，不便于公司管理及各部门进行管理

费用报销为员工手工填单，经多级审批后提交财务，由财务人员手工录入凭证

预算和费用报销基本没有关联（或关联监控困难），费用控制缺乏管理（预算）依据

员工费用报销时常处于等候审批状态，周期长，效率低，员工满意度不高

财务人员手工录入费用凭证工作量太大，无法将有效的时间投入到财务管理中去

领导决策分析时很难通过系统及时提取到数据，影响到公司年度预算编制及实际监控

1.问题分析

预算的管理主要涉及到预算的编制、调整和执行以及zui后的跟踪报表。由于传统手工方式预算的编制均是在EXCEL文件中进行，所以导致在实际费用管理过程中和预算脱节，对于费用使用者只能通过打电话询问财务的方式去确认是不是还有预算可用，浪费了大量的时间和人力；而到zui后的预算执行跟踪时，所有部门的预算使用情况也只能通过询问财务去获知。随着公司规模的不断扩大，传统的手工的预算编制和费用管理方式已经不适应公司的发展。

而对于费用管理主要包含个人费用、部门费用和公司级费用几部分。其中个人费用涉及到相关的手机费、差旅费（娱乐费、出租车费、住宿费等）和其他费用，而部门费用涉及到部门的采购等费用，公司级费用包括一些资本性支出，如固定资产采购、租赁费用、专项业务支出等。从整个费用管理角度，这三种费用均和预算有关，但往往很多企业没有办法真正做到关联，也就是并没有管理成一个完善的体系，所以财务部对于费用成本这一块就肯定存在一个非常大的人力浪费。

所以，如果企业能以工作流平台搭建一个费用审批管理系统，同时包含预算管理的系统，既能够改变以前传统的在费用发生后财务做凭证的时候才扣减预算的时候分析管理模式，真正实现事前申请、事中控制的新的预算绩效管理模式，又能保障费用的合理、正确、全面的管理，使得企业各方面的成本能尽量压缩，还能保证整个企业的正常运转。

2.方案概述

此解决方案建立在一个基于 Web 体系和工作流管理平台之上的企业费用管理（含预算）系统解决方案。通过这个先进的解决方案，可以将企业的所有费用进行系统化、流程化的管理，从而根本上实现提高工作效率、优化费用审批环节和加强费用（含预算）管理等目标。

企业日常经营所产生的费用均可在该系统中管理， 系统提供预算锁定功能，以保障在审批流程中的费用能够得以正常发生，并即时为决策者提供审批信息，同时，在费用发生前可通过费用申请进行多级工作流审批，并开始扣减预算，从而改变了以前传统的在费用发生后财务做凭证的时候才扣减预算的事后分析管理模式，真正实现了事前申请、事中控制的新的预算绩效管理模式，不仅仅是为企业预算管理提供了充分合理的管理依据，而且通过新的预算管理模式为各个部门引入了责任中心的概念，使各级管理人员均可随时掌控预算执行进度，及时调整经营策略，为各个部门甚至人员的绩效考核提供了依据，使企业以预算为绩效考核依据的全新管理模式得以实施。

（1）系统主平台：LiveFlow工作流平台 （LiveFlow详细产品资料请参考其他的资料）

（2）应用范围：公司所有的费用、预算管理

（3）系统核心功能

预算管理

预算编制："新增" 预算（按年度+部门+费用类别等方式）

预算调整："增加"+"删除"+"取消" 预算（保留历史记录）

预算分析：多条件组合查询预算执行跟踪报表

费用管理

费用申请：所有需要支出的费用都需要预先进行申请。在费用发生前可通过工作流进行申请，使费用合理化，并在此即扣减预算，在费用发生后报销时，除冲减借款单外，直接扣减预算。

费用报销：对于实际发生的费用进行报销审批。费用报销单可根据企业实际情况进行表单自定义，费用报销单可以冲借款并进行预算的扣减，进行全面的预算控制，系统自动给予对应的提示，如超预算提示；在多级审批中，各审批节点间自动发送邮件对相应的审批领导进行提醒，审批人也可以进行授权，比如在一些特殊情况下可把审批权限指定给另一个人（即代理），让另一个人进行代审批，当然也可以随时的收回代理授权。在关键节点如：审批完成，可进行财务领款等，对申请人或报销人也进行邮件提醒，相关的费用申请人或报销人能实时的监控自己费用报销的流程走向，审批情况和状态。

成本管理

对外大额支付管理：在使用之前，需要定义不同类型的费用项目，以及单据上的个性化字段，采购业务、大额费用、租赁费用、期间费用等均可在系统中进行管理，企业日常支出中的资产性支出、租赁性支出、专项业务支出、一般业务支出、专项支出、广告支出、大型市场活动支持等都属于对外大额费用支出，也可采用该系统进行合理化管理。

固定资产购置管理：企业在购买固定资产时，可通过多级审批进行控制，以减少资产占用或闲置，提高了企业的资产和资金使用率。

3.整体应用价值

各级管理人员随时掌握公司（部门）全年预算执行率，执行进度，差异原因；

历史同期对比等数据分析结果使预算编制更合理；

大幅度降低预算申请及费用报销单据的提交、审批、处理、支付以及分析报表所需的时间，节约人力、物力成本；

领导审批有据可查，不再凭印象拍脑袋；

可实现大额支出多级审批流程，随时掌控预算执行进度；

能够实现远程费用报销，解决了出差人员及外地分支机构的费用管理问题；

可实时生成用于执行的基于角色和位置的预算费用执行情况表等，及时为高层管理人员提供决策依据；

降低财务重复劳动，由核算型财务转变为管理型财务；

建立以主营业务发展为核心、预算管理为控制手段的管理体制；

将传统的财务预算转变为真正可执行的业务部门预算；

各部门（员工）预算执行过程中的问题可以及时得到控制，并依据该数据进行部门（员工）绩效评估；

强化预算及财务纪律，使用合理有效的管理程序制定并执行费用报销政策，真正实现了财务的监督、管理职能；

解决了SOX法案中的相关条款所提出的问题，完善了企业内部控制；